E-arşiv fatura, e-fatura mükellefi olmayan kişi ve kurumlara ya da nihai tüketicilere düzenlenen; elektronik ortamda oluşturulup saklanan faturadır. Müşteriniz e-fatura sistemine kayıtlı değilse ya da doğrudan son tüketiciye satış yapıyorsanız faturanızı e-arşiv olarak kesersiniz. Z-Dönüşüm panelinde hazırladığınız belge saniyeler içinde oluşur; isterseniz müşterinize e-posta ile ulaştırır, isterseniz sistemde saklarsınız. Baskı, kâğıt ve kargo derdi olmadığından satış belgelerinizin tamamını tek ekrandan rahatça takip edersiniz.
Kısaca e-arşiv fatura; e-fatura sistemine dahil olmayan alıcılara ve son tüketicilere elektronik ortamda düzenlenen faturadır. Z-Dönüşüm'de bu belgeleri birkaç dakikada hazırlar, ön muhasebenizle birlikte aynı panelden yönetirsiniz.
KOBİ'ler ön muhasebeyi tamamen ücretsiz kullanır; e-dönüşüme adım atarken ilk 1.000 e-belge de hediye. Ziraat Bankası müşterisiyseniz kontör fiyatlarında ek avantaj yakalar, üyeliğiniz sürdükçe dilediğiniz an yenileme yaparsınız.
Elektronik arşiv fatura başvurusu Z-Dönüşüm'de yalnızca üç adım sürer.
Kayıt Ol ile Z-Dönüşüm KOBİ Portalı'na işletme bilgilerinizle kayıt olun.
E-Dönüşüm menüsünden başvurunuzu dakikalar içinde oluşturun.
Onayın ardından faturalarınızı aynı panelden kesip yönetin.
İki belge arasındaki temel ayrım alıcıda saklı: elektronik arşiv fatura, e-fatura mükellefi olmayan işletmelere ve son tüketicilere düzenlenirken; e-fatura yalnızca sisteme kayıtlı mükelleflere kesilir. Hangi satışta hangisini kullanacağınızı aşağıdaki tabloda yan yana görebilirsiniz.
| Özellik | E-Arşiv Fatura | E-Fatura |
|---|---|---|
| Alıcı kim? | E-fatura mükellefi olmayanlar ve nihai tüketiciler | E-fatura sistemine kayıtlı mükellefler |
| Kullanım | İşletmeden tüketiciye (B2C) veya kayıtsız alıcı | İşletmeden işletmeye (B2B) |
| İletim şekli | E-posta, SMS veya kağıt çıktı | Sistem üzerinden alıcının e-fatura adresine |
| GİB'e raporlama | Ertesi gün rapor halinde iletilir | Anlık, sistem üzerinden gerçekleşir |
| Onay yöntemi | Mali mühür veya e-imza | Mali mühür veya e-imza |
| Kağıt çıktı | Talep halinde verilebilir | Gerekmez |
Her iki belgeyi de Z-Dönüşüm'ün aynı panelinden düzenlersiniz; sistem, alıcı tipine bakıp doğru belgeyi kendiliğinden önerir.
Aşağıdaki durumlardan herhangi biri sizin için geçerliyse, elektronik arşiv fatura düzenlemek yasal bir zorunluluğa dönüşür:
Ciro eşiği ve zorunluluk tarihleri GİB tarafından zaman zaman yenilenir; kendi işletmenize özel durumu netleştirmek isterseniz Z-Dönüşüm ekibi ücretsiz olarak yol gösterir.
Uzun evrak süreçleri olmadan panelden hızlıca başvurun.
Ziraat Bankası'na özel fiyatlarla ekonomik e-belge kontörü.
Kestiğiniz faturalar otomatik olarak ön muhasebenize işlenir.
GİB standartlarına uygun, güvenli saklama ve arşiv.
Elektronik arşiv faturayı, e-fatura sistemine kayıtlı olmayan işletmelere ve son tüketicilere düzenlersiniz.
Fark alıcıda: e-fatura, e-fatura mükellefi olan alıcılara düzenlenir; elektronik arşiv fatura ise e-fatura kullanmayanlara ve son tüketicilere kesilir.
Elektronik arşiv mükellefiyseniz ve internet üzerinden satış yapıyorsanız, faturalarınızı elektronik ortamda düzenlemeniz gerekir.
Belgeyi müşterinize e-posta ile elektronik olarak gönderebilir ya da kâğıt çıktısını elden verebilirsiniz.
Hayır, e-arşiv fatura kesmek için Ziraat Bankası müşterisi olmanız gerekmez; Z-Dönüşüm'e ücretsiz üye olan her işletme sistemi kullanabilir. Ziraat Bankası müşterisiyseniz avantajlı fiyat ve öncelikli desteğin keyfini de ayrıca çıkarırsınız.
E-fatura mükellefi olup faturasını e-fatura mükellefi olmayan kişi ve kurumlara ya da son tüketicilere düzenleyenler için e-arşiv fatura zorunludur. İnternet üzerinden mal ve hizmet satan (e-ticaret) mükellefler ile GİB'in belirlediği ciro eşiğini aşan işletmeler de bu kapsamdadır. Zorunluluk kapsamında olmasanız bile dilerseniz isteğe bağlı olarak elektronik arşive geçebilirsiniz.
Yasa gereği elektronik arşiv faturaları, düzenlendikleri yılı izleyen yıldan başlayarak en az 5 yıl saklanır. Z-Dönüşüm bu süre boyunca düzenlediğiniz tüm e-belgeleri elektronik ortamda güvenle tutar; panelden dilediğiniz an belgelerinize ulaşır, gerektiğinde indirir ya da yeniden görüntülersiniz.
Evet; elektronik arşiv faturanın yasal olarak geçerli sayılması için elektronik onay şarttır. Tüzel kişiler, yani şirketler mali mühür kullanır; şahıs firmaları ile serbest meslek erbabı ise belgelerini e-imza ile onaylar. Z-Dönüşüm panelinde bu adım otomatik ilerler, düzenlediğiniz her fatura ilgili yöntemle mühürlenip GİB'e uygun biçimde oluşturulur.
Gün içinde düzenlediğiniz elektronik arşiv belgeleri, ertesi günün sonuna kadar rapor halinde GİB'e ulaştırılır. Bu raporlamayı Z-Dönüşüm sizin yerinize otomatik üstlenir; arşiv raporlarınızı doğru formatta ve zamanında gönderdiği için gecikmeden doğabilecek cezalarla uğraşmazsınız.
Evet; iptali, faturayı düzenleyen taraf Z-Dönüşüm paneli üzerinden yapabilir. İptal edilen belge de tıpkı kesilen fatura gibi GİB'e raporlanır. Böylece işlem kayıt altında ve mevzuata uygun tamamlanır; iptal ettiğiniz e-belgeleri de panelinizden rahatça izlersiniz.
Ücretsiz üye olun, e-belgelerinizi Z-Dönüşüm'de tek panelden yönetin.